Protokół zdawczo-odbiorczy to jeden z istotniejszych elementów przy wynajmie, sprzedaży oraz kupnie nieruchomości. Protokół potwierdza stan mieszkania na dany moment. W poniższym artykule zostanie przedstawiony wzorcowy protokół ze wskazówkami, które pozwolą na podejście do tematu w sposób profesjonalny.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który jest podpisywany podczas sprzedaży bądź wynajmu lokum.

Jest on jednym z końcowych dokumentów, który przedstawia stan nieruchomości na dany dzień.

Jest podpisywany przez obie strony umowy. Protokół zawiera wszystkie najważniejsze informacje, odnośnie tego co znajduje się w lokum oraz jakie są ewentualne usterki. W przypadku wynajmu meble i sprzęty wpisane do protokołu są dostępne do użytku przez najemcę, ale wciąż należą do wynajmującego. 

W jakim celu podpisuje się protokół zdawczo-odbiorczy?

Podczas przekazania mieszkania spisujemy stan faktyczny jaki znajduje się w lokalu, aby później nie było niedomówień i stan był udokumentowany. Jest to forma zabezpieczenia przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z późniejszymi wadami, które zostały wykryte w lokalu. Po upłynięciu okresu wynajmu właściciel może domagać się od najemcy uiszczenia opłaty za usterki. Jednak nie za wszystkie usterki najemca musi płacić, gdyż niektóre sprzęty zużywają się i mogą ulec zniszczeniu nawet przy poprawnym użytkowaniu.

W przypadku, kiedy mamy do czynienia z kupnem lub sprzedażą mieszkania, taki protokół zawiera informacje o stanie zastanym podczas przekazania lokum nowemu właścicielowi.

Kiedy należy sporządzić i podpisać protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół sporządza się zazwyczaj w dniu przekazania mieszkania pod wynajem lub sprzedaż. Dodatkowo należy ponownie taki dokument spisać w przypadku rezygnacji z poboru prądu lub gazu, cesji licznika na inną osobę lub wymiany urządzenia do pomiarów. Aneks do protokołu warto również spisać w momencie, gdy właściciel w trakcie umowy najmu wzbogaca nieruchomość o np. dodatkowe wyposażenie.

Wzór protokołu, co powinien zawierać?

Protokół powinien zawierać:

1. Podpisy osób obecnych podczas jego tworzenia

2. Odniesienie do wcześniej zawartej umowy najmu

3. Dokładny adres lokalu

4. Spis wyposażenia wraz ze stanem zużycia

5. Spis liczników (tj. woda, prąd, gaz, ogrzewanie)

6. Spis kluczy i urządzeń np. pilota do bramy, pestki do domofonu (warto dopisać również kod do domofonu)

7. Dokumentację fotograficznego każdego z pomieszczeń

8. Opcjonalnie można zawrzeć dodatkowa ustalenia, zatwierdzone przez obie strony.

Wskazówki podczas tworzenia protokołu i przekazywania mieszkania

Podczas tworzenia protokołu warto zwrócić uwagę na poniższe elementy, ponieważ mogą one później być pomocne w przypadku wystąpienia wątpliwości.

1. Przekazanie kluczy dopiero po podpisaniu umowy i otrzymaniu wpłaty przynajmniej pierwszego czynszu oraz pełnej kaucji. Ważny element, ponieważ nieuczciwa osoba może po otrzymaniu kluczy nie chcieć płacić za wynajem.

2. Dobrą praktyką jest przyjmowanie czynszu za kolejny miesiąc z góry jeśli okres wynajmu liczy się od połowy miesiąca. Czyli np. w przypadku gdy wynajem zaczyna się 17-ego dnia miesiąca to przyjmujemy czynsz za końcówkę bieżącego miesiąca i cały następny. Daje nam to większą pewność co do wiarygodności takiego lokatora.

3. Przyjęcie kaucji zabezpieczającej mienie, które może ulec uszkodzeniu. Głównym celem kaucji jest zabezpieczenie mienia wynajmowanego lokalu, a dopiero w dalszej kolejności zabezpieczenie ewentualnych braków płatności, dlatego wysokość kaucji nie powinna być uzależniona od wysokości czynszu, ale raczej od wartości mienia.

4. Przy dokonywaniu spisu przedmiotów, które znajdują się w lokalu dobrze jest zawrzeć wszystkie elementy o wartości co najmniej 50 zł. Jest to kolejna forma dokumentacji stanu mieszkania, ponieważ w pierwszej kolejności możemy się odnieść do dokumentacji fotograficznej.

5. Przy zapisywaniu urządzeń AGD warto jest dodać markę, model i rok produkcji oraz czy urządzenie posiada aktywną gwarancję.

6. Istotne jest aby lokal był dokładnie obfotografowany, aby w razie niejasności z lokatorem mieć dowody na udowodnienie swojej racji. Najlepiej jest wykonać przynajmniej 3 zdjęcia w każdym pomieszczeniu (z różnych stron).

7. Przekazanie kluczy do ręki oraz otworzenie drzwi z lokatorami, aby mieć pewność, że wiedzą w jaki sposób działają zamki i nie będą później zgłaszać problemów z ich otwieraniem.

8. W przypadku gdy lokal ma wiele kluczy, które nie posiadają nakładek rozróżniających warto jest zrobić zdjęcie kartki, na której są one rozłożone i poszczególne klucze są podpisane.

9. Podczas przekazania kluczy, zostawiamy jeden komplet kluczy dla siebie, aby w sytuacji wyjątkowej mieć możliwość dostania się do lokalu (zgodnie z zapisami umowy najmu).

10. Dobrą praktyką jest pozwolić najemcy na zgłoszenie uwag do protokołu w ciągu kilku dni od wprowadzenia - często w momencie przejęcia kluczy nie ma wystarczająco dużo czasu, aby dokładnie poznać wszystkie sekrety mieszkania.

Rodzaje protokołów zdawczo-odbiorczych

Protokół zdawczo-odbiorczy przed rozpoczęciem najmu

Protokół zdawczo-odbiorczy podpisywany podczas wynajęcia mieszkania zaczyna się od słów “Wynajmujący odbiera od Najemcy Przedmiot najmu wraz z wyposażeniem w stanie określonym w niniejszym protokole”. Później można dodać informacje o umowie i samej nieruchomości jednak nie jest to obowiązkowe. Kluczowe jest podanie stanu technicznego lokalu, liczników, kluczy, które są przekazane najemcy oraz ewentualnych uwag, które pojawiły się podczas przekazania. Ważne jest aby dodać na koniec informację, że protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron oraz złożyć podpisy przez obydwie strony.

Protokół zdawczo-odbiorczy po zakończeniu najmu

Jego wygląd jest zbliżony do powyższego protokołu, główną zmianą jest zapis, że tym razem to “Najemca przekazuje, a wynajmujący odbiera”.

Protokół zdawczo-odbiorczy przekazania lokalu mieszkalnego

Przy sprzedaży mieszkania protokół jest znacznie bardziej szczegółowy. W pierwszej części zawiera odsyłacz do umowy kupna-sprzedaży. Następnie są dane stron oraz szczegółowy opis nieruchomości oraz jego stanu technicznego, ilość przekazanych kluczy i podpisy obu stron. 

Podsumowanie

Protokół zdawczo-odbiorczy może pełnić poniekąd formę ubezpieczenia mienia. W przypadku wynajmu lokalu taki dokument będzie podstawą prawną do późniejszych postępowań jeśli dojdzie do dewastacji, ponieważ podczas wynajmu przekazujemy lokal o konkretnej wartości. Dzięki temu mamy prawo do późniejszych roszczeń finansowych. Należy pamiętać, że taki dokument chroni nas przed zniszczeniami dokonanymi jedynie przez lokatorów. 

Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest obowiązkowym dokumentem przy zawieraniu transakcji na rynku nieruchomości. Jest jednak wyjątkowo pomocny, jeśli chcemy uniknąć późniejszych nieporozumień między obiema stronami transakcji. 

Poniżej znajduje się link do wzoru protokołu zdawczo-odbiorczego